訪問看護指示書の更新依頼を「誰がしたか分からない」にしない管理方法

「依頼したか分からない」は期限管理より前に起きる

訪問看護指示書の更新では、期限そのものより「誰が依頼したか」「どこへ送ったか」「返事を待っているのか」が分からなくなることがあります。 同じ患者について複数スタッフが医療機関へ連絡したり、反対に全員が誰かが対応したと思って未依頼になることもあります。 更新業務は、担当者名ではなく状態で管理すると引き継ぎやすくなります。

1｜最低限5つの状態を作る

未対応： 依頼準備中： 依頼済み： 受領済み： 確認完了： この5状態を患者ごとに持ちます。 「担当：田中」だけでは、田中さんが何をしたのか分かりません。

2｜依頼前に確認する

現在の指示期間： 主治医： 医療機関： 次回診察： 指示書種類： 送付先： を確認します。 退院や主治医変更がある患者は通常更新と分けます。

3｜依頼記録のテンプレート

依頼日： 依頼者： 方法： 宛先： 担当窓口： 添付： 希望返送時期： 次回確認日： 備考： この形に揃えると、別スタッフが見ても状況を追えます。

4｜FAXだけで完了にしない

送信できたことと、依頼先が内容を確認したことは同じではありません。 FAX送信記録、メール送信履歴、電話確認等、事業所の運用に合う証跡を残します。 送信エラーや宛先違いにも注意します。

5｜電話依頼も記録する

電話で依頼した場合は、 日時： 相手： 回答： 次の行動： を残します。 「受付へ伝えた」「次回診察で作成予定」など、返送見込みが分かる内容を記録します。

6｜返送待ちを別の一覧にする

依頼済み患者だけを抽出し、次回確認日順に並べます。 「依頼したので終了」にしないことが重要です。 期限が近い順ではなく、次に連絡する日順でも確認します。

7｜受領時は担当者を固定しすぎない

届いた指示書を特定担当者だけが登録すると、不在時に止まります。 受領→原本確認→登録→次回期限設定の手順をSOP化し、複数人が対応できるようにします。

8｜原本と登録内容を照合する

AI読取やOCRを使う場合も、 患者： 医療機関： 医師： 開始日： 終了日： 指示内容： を原本と確認します。 登録候補を作る機能と、内容を確定する責任は分けます。

9｜2026年6月の様式変更も共有する

令和8年度改定では、訪問看護指示書の様式上の独立した押印欄が削除され、医師署名（又は記名押印）という形に整理されています。 従前様式も使用可能です。 事務スタッフ全員が古いチェック方法だけを使わないよう、現在の様式を共有します。

10｜週次レビューの見る順番

1. 期限7日以内で未受領 2. 依頼済みだが次回確認日超過 3. 受領済みだが未確認 4. 主治医変更予定 5. 記載不備確認中 この順で見ると、行動が必要な患者を優先できます。

11｜医療機関ごとの運用差を記録する

FAX受付： 郵送： 専用様式： 外来日： 地域連携室： 返送方法： 等、医療機関ごとの特徴を簡単に残します。 ただし慣習を制度ルールと混同しないようにします。

12｜担当者別ではなく患者別の履歴を残す

スタッフ個人のメモだけでは、退職・休みで履歴が途切れます。 患者単位の履歴に、 依頼： 催促： 受領： 不備確認： を時系列で残します。

13｜二重依頼を防ぐ

一覧で依頼済みが見えれば、別スタッフが再度同じ依頼をするリスクを減らせます。 どうしても再依頼が必要な場合は「再送」「再確認」と明記します。

14｜シジベルで依頼状況と期限を一緒に見る

シジベルは、指示書期限、一覧、メール通知、AI読取、医師への更新依頼文作成などを一つのWebアプリへまとめています。 掲示板やマイタスクも利用できるため、「指示書更新を誰がいつ確認するか」という事業所内の小さなタスクも同じ場所で確認しやすくなります。 公式案内は https://shijibell.xyz です。

15｜システムを入れても担当ルールは必要

ツールが通知しても、誰も見る担当でなければ対応されません。 毎朝見る人： 休み時の代替： 週次レビュー担当： 医療機関へ連絡する人： を決めます。 通知は責任者の代わりではありません。

16｜更新依頼の標準フロー

期限確認 →依頼対象抽出 →医療機関確認 →依頼送付 →履歴登録 →返送待ち →催促 →受領 →原本確認 →次回期限登録 この10段階を一覧で追える状態にします。

17｜引き継ぎ時の3分確認

今日連絡が必要： 返送待ち： 不備確認中： 主治医変更： の4項目だけでも共有します。 長い申し送りより、状態一覧を一緒に見る方が漏れを減らしやすくなります。

18｜月末レビュー

期限切れ： 直前受領： 二重依頼： 不備： 医療機関別の遅延： 担当者不在時の停滞： を振り返ります。 個人を責めるのではなく、仕組みの改善材料にします。

19｜更新依頼の期限を担当者ごとに変えない

Aさんは30日前、Bさんは10日前という状態では引き継ぎにくくなります。事業所の標準日を決め、例外だけ理由を残します。

20｜医療機関から返答がない場合の再確認ルール

次回確認日を決め、電話・FAX・メール等の再連絡方法を標準化します。毎日催促するのではなく、期限と医療機関の状況を見て適切に確認します。

21｜受領経路を統一する

FAX、郵送、手渡し、電子送付等、どこから届くかを記録します。届いたのに担当者の机で止まる状態を防ぐため、受領後の置き場所・登録担当を決めます。

22｜不備確認中を「未受領」と分ける

書類は届いたが期間や記載に確認事項がある患者は、未受領とは別の状態にします。何を誰へ確認しているかが分かるようにします。

23｜更新依頼の文面テンプレート

宛先、患者、現在の指示期間、更新希望、添付資料、連絡先を基本項目にします。個別患者の状況に合わせて修正し、テンプレートだけで自動送付しません。

24｜管理者が見る週次指標

未依頼、返送待ち超過、不備確認中、期限7日以内、二重依頼を確認します。件数が増えた項目は担当者の注意力ではなく手順・通知タイミングを見直します。

25｜患者終了時の処理

訪問看護終了、死亡、転院等で管理対象から外れる場合、終了日、最終指示書、原本保存、一覧の終了処理を行います。削除して履歴が消える運用は避けます。

26｜医療機関別の連絡先マスター

医療機関名、部署、FAX、電話、受付時間、担当窓口、注意事項を一覧化します。古いFAX番号へ送らないよう、変更が分かった時点でマスターを更新します。

27｜返送書類の受領確認を一本化する

FAX受信箱、郵便、メール等を誰が確認するか決めます。書類が届いているのに一覧が返送待ちのまま残る状態を防ぎます。

28｜依頼漏れの原因を毎月一つ直す

期限設定ミス、患者登録漏れ、担当不在、医療機関変更など原因を分類します。同じ原因が繰り返された場合は通知・手順・担当の仕組みを修正します。

29｜更新完了の定義

新しい指示書が届いた時点ではなく、原本確認、システム登録、次回期限設定、必要な計画反映まで終えて完了とします。途中状態を残します。

30｜監査用に履歴を追える状態にする

過去の依頼日、受領日、確認内容を患者単位で追えるようにします。最新状態だけを上書きして経緯が消える運用は避けます。

31｜更新依頼を急ぐ患者の優先順位

期限までの日数だけでなく、次回訪問予定、医療機関休診、郵送日数、主治医変更予定を見て優先順位を付けます。期限が同じ患者でも対応順が変わることがあります。

32｜月初・月中・月末の3回確認

月初に当月期限、月中に返送待ち、月末に翌月期限を確認するなど、確認タイミングを固定します。毎日気になった時だけ見る運用から定期確認へ変えます。

33｜急ぎ案件の引き継ぎ表示

期限が近い、医療機関へ再確認中など急ぎ案件は通常一覧と区別し、次回確認日時と担当を明記します。担当者が休んでも、別スタッフが止まっている理由と次の行動を判断できる状態にします。

まとめ

「誰が依頼したか分からない」を防ぐには、担当者名だけでなく、患者ごとの状態・依頼履歴・次回確認日を共有することが重要です。 期限管理と更新依頼管理を分けず、一つの流れとして見えるようにすると属人化を減らせます。

情報に関する注意事項

本記事は訪問看護ステーションの一般的な実務整理です。医療機関への依頼方法、指示書の有効性、請求上の扱いは個別状況で異なります。令和8年度通知、原本、所管機関等の最新情報を確認してください。

参考情報

厚生労働省 令和8年度診療報酬改定 https://www.mhlw.go.jp/stf/newpage_67729.html シジベル https://shijibell.xyz