訪問看護指示書の管理をもっと簡単に。期限管理・AI読取・依頼文作成を一つにした「シジベル」
- 管理人
- 3 日前
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訪問看護指示書の管理に、時間を取られていませんか？
訪問看護ステーションでは、患者ごとの指示書の有効期間を確認し、期限が近づいたら医療機関へ更新を依頼し、新しい指示書が届いたら内容を登録する必要があります。
患者数が増えるほど管理する書類や確認事項も増え、「期限が近い患者を見落としそうになった」「医師へ依頼済みか分からない」「担当者が休みで状況を確認できない」といった問題が起こりやすくなります。
Excelや紙による管理では、指示書の種類、期間、更新状況、医療機関への依頼履歴などが複数の場所に分散し、確認や転記にも時間がかかります。
こうした訪問看護指示書管理の負担を軽減するために開発したのが、訪問看護ステーション向けWebアプリ「シジベル」です。
シジベルは、患者情報、指示書の期限、指示書画像、医療機関情報、更新依頼履歴などを一つのシステムにまとめ、管理者・看護師・事務担当者が同じ情報を確認できる環境を整えます。
■ 5種類の訪問看護指示書をまとめて管理
シジベルは、次の5種類の指示書に対応しています。
・訪問看護指示書
・特別訪問看護指示書
・在宅患者訪問点滴注射指示書
・精神科訪問看護指示書
・精神科特別訪問看護指示書
指示書の種類と開始日を登録すると、それぞれの期間ルールに応じた最長終了日を自動で計算します。
指示書ごとに異なる有効期間を毎回調べ、カレンダーを見ながら計算する負担を減らせます。入力できる期間を超えている場合は登録時に確認できるため、事業所内で統一した方法による管理を行いやすくなります。
※制度改定や患者ごとの個別要件については、最新の通知等をご確認ください。
■ 期限切れ間近の指示書を分かりやすく表示
登録した指示書は一覧で確認でき、「有効」「期限切れ間近」「期限切れ」などの状態を分かりやすく表示します。
患者カルテを一件ずつ開かなくても、対応が必要な指示書を確認できるため、朝の業務確認やスタッフ間の引き継ぎにも活用できます。
期限が近づいた指示書や期限切れとなった指示書は、登録メールアドレスへ自動で通知されます。管理画面を毎日確認できない場合でも、更新が必要な患者に気付きやすくなります。
通知を受け取るかどうかはスタッフごとに設定できるため、管理者や事務担当者など、必要なメンバーだけが受信できます。
■ AI読取で指示書の入力作業を効率化
医療機関から届いた指示書をスマートフォンで撮影するか、画像・PDFをアップロードすると、AIが内容を読み取り、入力候補を抽出します。
患者名、指示書の種類、開始日、終了日、医師名、医療機関名、指示内容などを一項目ずつ手入力する負担を軽減できます。
AIが読み取った内容は自動的に確定されるのではなく、原本と照らし合わせて確認・修正してから登録します。手入力を減らしながら、最終確認は利用者自身で行える仕組みです。
■ 医師への更新依頼文を簡単に作成
指示書の更新時期が近づいたら、シジベルに登録されている患者情報、主治医、医療機関、指示期間、訪問看護ステーション情報を利用して、医師への更新依頼文を作成できます。
連絡書形式とFAX送付状形式に対応し、作成した書類はPDFとして出力できます。
患者名や医療機関名を毎回入力して、一から依頼文を作る必要がありません。作成した依頼の履歴も残せるため、「すでに依頼したのか」「まだ対応していないのか」をスタッフ間で共有しやすくなります。
■ 患者情報と指示書履歴を一つのカルテに集約
患者ごとのカルテには、氏名、住所、担当医師、医療機関、備考、指示書の種類、指示期間、指示書画像・PDF、更新依頼履歴などをまとめて登録できます。
患者の状態は、介入中、一時休止、入院中、終了、死亡などに分類できるため、現在対応が必要な患者と、過去の患者を整理して管理できます。
患者検索、非アクティブ患者の表示切替、複数患者の一括ステータス変更、CSV出力にも対応しています。
指示書の種類、期間、患者ステータス、依頼状況などで絞り込めるため、必要な情報を探す時間も減らせます。
■ 掲示板・マイタスクで事業所内の情報共有も支援
シジベルには、指示書管理だけでなく、事業所内のお知らせを共有できる掲示板機能も搭載しています。
研修予定、提出期限、業務連絡、スタッフへの周知事項などをアプリ内に残せるため、口頭連絡や個人のメモだけに頼る状態を減らせます。
スタッフごとに利用できるマイタスクでは、自分の作業やメモを登録し、期限を設定できます。
指示書の期限と日々の業務を同じシステムで確認できるため、複数のツールや管理表を使い分ける負担も軽減します。
■ 管理者・看護師・事務担当者で情報を共有
同じ訪問看護ステーションのスタッフを招待し、複数人で利用できます。
管理者、看護師、事務担当者が同じ情報を確認できるため、指示書管理が特定の担当者だけに集中する状態を減らせます。
担当者が休みの日でも、ほかのスタッフが期限や依頼状況を確認しやすくなり、事業所全体で指示書管理に対応できる体制を作れます。
■ PC・スマートフォン・タブレットから利用可能
シジベルは、Webブラウザから利用するWebアプリです。専用ソフトやアプリストアからのインストールは必要ありません。
事業所のパソコンで患者情報の登録や依頼文の作成を行い、スマートフォンやタブレットから期限状況を確認するなど、利用する場面に合わせて端末を使い分けられます。
■ データの閲覧範囲とアクセス管理に配慮
シジベルでは、通信時の暗号化とアクセス制御を実施しています。
事業所ごとにデータの閲覧範囲を分け、ほかの訪問看護ステーションの情報が混在しないように管理しています。
スタッフごとに個別のアカウントを作成できるため、一つのIDやパスワードを複数人で使い回す運用を避けられます。
■ 患者10名まで無料。クレジットカード登録も不要
シジベルは、患者10名まで月額0円で利用できます。
フリープランの開始時にクレジットカードを登録する必要はなく、無料期間終了後に自動的に料金が発生する仕組みでもありません。
まずは一部の患者を登録し、現在使用しているExcelや紙の管理方法と比べながら、実際の業務で使いやすさを確認できます。
患者数が増えた場合は、事業所の規模に合わせて30名プラン、50名プラン、無制限プランへ変更できます。
■ このような訪問看護ステーションにおすすめです
・訪問看護指示書をExcelや紙で管理している
・患者数が増えて期限確認が複雑になっている
・更新時期の確認を担当者の記憶に頼っている
・医師への依頼文を毎回手作業で作成している
・指示書管理が特定のスタッフに集中している
・精神科訪問看護指示書もまとめて管理したい
・管理者、看護師、事務担当者で情報を共有したい
・開設時から指示書管理の仕組みを整えたい
・高額なシステムを契約する前に無料で試したい
■ 指示書管理にかかる時間を、患者対応や事業所運営のために
訪問看護指示書の管理は、訪問看護を継続するために欠かせない重要な業務です。
しかし、期限計算、更新時期の確認、医療機関への依頼、書類の到着確認、内容の登録などに多くの時間を取られてしまえば、患者対応や事業所運営の負担につながります。
シジベルは、期限管理、自動通知、AIによる入力補助、医師への依頼文作成、患者情報の整理、スタッフ間の共有を一つのシステムにまとめ、訪問看護ステーションの指示書管理を支援します。
まずは患者10名まで、無料でシジベルをお試しください。
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